３−５．関係機関との契約をします
　
　共催や後援の契約、会場使用の契約、交通機関との契約、講師承諾の文章など、はっきりと契約書にしておきます。
　
契約のポイント
　
�@　交渉は、礼を尽くして。
�A　仮契約は早めに。「変更があれば○月○日までに」と添えて。
�B　契約がうまく履行できなかったときは、速やかな判断と交渉を。
�C　会場は電話で交渉し、仮契約のときは記帳を確認します。
�D　講師依頼の場合、あまり契約書を交わすことはありませんが、電話で交渉後、出向　いて行くときにでも”いつ・どこで・どんな人を対象に・何をしてほしいのか・交通　の便はどうか”などを記した文章を持参します。
　
輸送について
　
　人員、物資の輸送計画は早めに手配します。特に、貸し切りバスの場合や公共交通機関を利用する場合は、念には念を入れて確認します。契約書、受書、団体乗車の場合は申請手続きも必要です。
・　シーズンによっては団体優先乗車を認めない場合もあります。
・　人数が多い場合、臨時便やバスを増発してもらえる場合がありますので、バス会社に　連絡してみましょう。
・　貸し切りバスは、会社やシーズンにより料金に開きがあります。
・　会社により、乗務員の態度や質が違います。
・　ガイドの有無により料金が違います。
・　旅行会社に委託する方が安くなる場合もあります。その場合、輸送の条件を明示して　おきます。
・　輸送中の参加者の座席、スタッフの配置を考えておきます。
・　物資や資材を別送する場合は、先行させます。

会場契約の手続き
　
【利用のための手順】
　

利用者	連絡方法	施設
利用問い合わせ	電話又は来所→	・利用団体・利用目的・利用期日・予定人員
借り申し込み	電話又は来所→	・利用期日を決め、仮受付の手続き ・事前打ち合わせ日の連絡
事前の打ち合わせ	来所→→→→→	・施設設備の見学、性格や機能の理解 ・活動プログラムの調整 ・他団体との調整
利用申し込み書 利用計画表の提出	郵送又は来所→	・入所２週間前までに提出 ＊施設によって違うので確認すること ・書類提出後、変更のあるときは連絡
許可書の受取	←←←←←郵送 電話→→→→→	・変更のあるときは連絡
入所		・人数、場所、プログラムなどの最終確認

【事前の打ち合わせ内容】
�@　交通手段
�A　入退所の時刻
�B　 活動プログラムについて
�C　活動場所の割り当て
�D　施設の活動プログラムと指導依頼について
�E　携行品と服装などについて
�F　施設のプログラム（入退所式、オリエンテーション朝の集い、夕べの集い）につい　て宿舎あるいはテントサイトの割り当てについて
�G　経費と支払いについて
�H　名札、ゼッケン、腕章、入所券などについて
�I　スタッフの活動について
�J　入所できるものとできないものについて
�K　万一の事故や災害などの対策や避難場所、救急について
�L　遅参者や早退者の扱いについて